Bijdrage van Dimence Groep

Rubriek: Gooi het in de groep

Hilda Zanting: “We gaan de klus klaren...."

USER is het Elektronische Patiënten Dossier (EPD) dat gebruikt wordt binnen de stichtingen Dimence, Mindfit, Transfore en Jeugd ggz. Om de applicatie USER toekomstbestendig  en gebruiksvriendelijker te maken, is de leverancier Impulse in 2014 gestart met USER ALTA.
Het doel is om het EPD niet alleen gebruiksvriendelijker maar ook overzichtelijker en ondersteunend aan het zorgproces te maken door middel van signaleringen.
Alle hulpverleners en secretaresses van de eerder genoemde stichtingen zijn al een tijdje bezig met de implementatie van dit nieuwe systeem. Een gesprek met Hilda Zanting, projectleider vanuit IA&S.

Hilda is al sinds 2010 projectleider bij het EPD/USER waarvan de laatste drie jaar bij USER ALTA.  Ze vertelt dat er in 2013  een begin is gemaakt met een voorloper van ALTA (USER ADF) en omdat de klinisch werkenden binnen Dimence en Transfore hier al mee werkten heeft deze groep als eerste de overstap gemaakt naar USER ALTA. Zij werken inmiddels al twee jaar met dit nieuwe systeem, in grote lijnen naar tevredenheid. Hilda over de afgelopen periode: “Ik moet zeggen dat het zeker geen eenvoudige klus is geweest tot nu toe.”

                     

Meer uitleg

In de ontwikkeling van de applicatie door de leverancier is begonnen met het faciliteren van de behandelaren. Dit betekende dat zij de overstap naar ALTA al eerder konden maken dan de administratieve functies. Binnen de stichtingen Dimence en Transfore is in 2016 op advies van de leverancier ervoor gekozen om de behandelaren alvast de overstap te laten maken. Dit is achteraf gebleken geen gelukkige keuze geweest, vertelt Hilda: “USER ALTA vergt veel meer uitleg dan verwacht en het gegeven dat de secretaresses er nog niet in werkten, maakte de implementatie wel erg ingewikkeld. Zij zijn immers de vraagbakens binnen de teams en voor de behandelaren. Maar hier hebben we van geleerd en in het vervolg(traject) gaan we het dus wel anders doen.”

Niet iedereen werkt met USER ALTA, voor de leken onder ons, wat is  USER ALTA?
USER ALTA is een webapplicatie

Hilda legt uit: “Met de overgang naar USER ALTA is het mogelijk om het Elektronisch Patiënten Dossier (EPD), in beperkte mate, flexibel in te richten. Dit houdt in dat, afhankelijk van de stichting of van de functie en taak, USER ALTA kan worden gebruikt. USER ALTA is opgebouwd uit verschillende ‘dashboards’. Zo ziet het dasboard cliënt van Transfore er anders uit dan van Jeugd ggz.”

Complex

Hilda vervolgt: “Het lastige hier is dat ontwikkelen en implementeren, weliswaar noodgedwongen, door elkaar lopen. Dit betekent dat er veel energie gestoken moest en moet worden in contact met de leverancier om de eisen en wensen die een grote instelling zoals wij zijn heeft, over het voetlicht te brengen.” Wat het ook erg complex maakt is de verscheidenheid aan zorgtypes (jeugd, forensische zorg, sggz, bggz) binnen de Dimence Groep onder te brengen in één applicatie. De keuze om USER ALTA waar mogelijk per zorgtype in te richten om het EPD zo goed mogelijk te laten aansluiten bij de verschillende stichtingen/gebruikers die er mee moeten werken vergt veel van leverancier, applicatiebeheer maar ook voor het implementeren. Hilda: “Zo zijn er binnen de Dimence Groep 20 verschillende dashboards in gebruik. Verder is de impact die het overstappen op USER ALTA voor de medewerker heeft behoorlijk groot. In deze tijd van ‘regelgekte’ en veranderende zorg is het ook nog overstappen op een ander EPD voor veel medewerkers een behoorlijke opgave. Ook hier besteden we veel aandacht aan en proberen we de ondersteuning zo optimaal mogelijk te organiseren.”

Tijd nodig voor optimalisatie

Aan het einde van het interview wil Hilda wel benadrukken dat het niet moet lijken dat het alleen maar een moeizaam proces is (geweest). “Ondanks alle beslommeringen die er zeker zijn, ben ik van mening dat we de klus gaan klaren, Samen met de collega’s van applicatiebeheer en collega’s in de diverse project- en werkgroepen. Het zal de komende tijd nog wel de nodige tijd en energie vergen om ALTA te optimaliseren maar uiteindelijk zal het werken met USER ALTA als kernEPD ondersteunend zijn aan het zorgproces.”

Stand van zaken USER ALTA

Op dit moment werken Mindfit (sinds zomer 2017) en Jeugd ggz (sinds januari 2018) volledig in USER ALTA. De ‘oude' User is daar niet meer beschikbaar. Dat heeft veel voeten in de aarde gehad, maar het loopt nu redelijk.
Dimence en Transfore zijn de volgende stichtingen die aan de beurt zijn. Dat betekent dat alle locaties , teams en secretaresses getraind moeten worden in het gebruik van USER ALTA. Ook zullen er een aantal secretaresses worden ingezet als ‘ALTA-kundige’; zij zullen extra getraind worden zodat zij op de werkvloer als vraagbaak voor collega’s kunnen fungeren.
Een hele operatie! Omdat met name Dimence veel vestigingen heeft, gaan we tijdens de uitrol binnen de teams  zogenoemde ALTA-hulpen inzetten. Dit zijn goed getrainde studenten (12 in totaal) die alles weten over USER ALTA en die op de werkvloer aanwezig zijn om meteen alle hulpvragen van gebruikers te kunnen beantwoorden. Denk aan de handige nichtjes en neefjes die we thuis ook inschakelen als we het op technisch gebied even niet meer weten. Ze zijn herkenbaar aan een polo-shirt met de tekst: ALTA-hulp. Ik kom je helpen.
Na de meivakantie wordt gestart met de implementatie en in het najaar is Dimence ook klaar voor USER ALTA. Daarna volgt Transfore.

Volg Dimence Groep

Deel deze pagina

Google icon
LinkedIn icon
Pinterest icon
e-mail icon

Reageer met inloggen

Reageer zonder inloggen

Filtered HTML

  • E-mail- en internetadressen worden automatisch aanklikbaar.
  • Toegelaten HTML-tags: <a> <em> <strong> <cite> <blockquote> <code> <ul> <ol> <li> <dl> <dt> <dd> <p> <div> <table> <td> <tr> <br /> <img> <h2> <h3> <i>
  • Regels en alinea's worden automatisch gesplitst.

Plain text

  • Geen HTML toegestaan.
  • E-mail- en internetadressen worden automatisch aanklikbaar.
  • Regels en alinea's worden automatisch gesplitst.